Overzicht

Beschrijving organisatie

Het ministerie van Justitie en Veiligheid bestaat uit een bestuursdepartement naast een aantal uitvoeringsorganisaties zoals de Immigratie en Naturalisatie Dienst, Dienst Justitiële Inrichtingen, het Openbaar Ministerie, etcetera. Binnen het bestuursdepartement zijn de beleidsdirecties georganiseerd en de ondersteunende taken, zoals P&O, Informatisering en het Dienstencentrum. Het Dienstencentrum richt zich op facilitaire diensten, inkoop, ICT en de informatiehuishouding. Het team Advies Informatievoroziening (AIV) is onderdeel van de afdeling Klantondersteuning binnen het Dienstencentrum van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Het team AIV verzorgt de ondersteuning van het digitaal, zaakgericht werken in het DMS DigiJust (FileNet), het samenwerken in Sharepoint en digitaal vergaderen met de vergadertoepassing iBabs. Gebruikers kunnen er terecht met concrete vragen, voor instructies maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen.Daarnaast is het team verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Informatieverzoeken worden afgehandeld en er wordt zo nodig archiefonderzoek gedaan.

Beschrijving aanleiding

Eind 2016 is een programma ‘Samen Digitaal – Informatie op orde’ gestart om met alle directies binnen het Bestuursdepartement van JenV aan de slag te gaan met het verbeteren van de informatiehuishouding. Dit levert een flinke hoeveelheid extra klantvragen op naar begeleiding, advisering, instructie, analyse van huidige informatieverzamelingen, analyse van werkprocessen, etc.

Beschrijving werkzaamheden

De Senior Informatiespecialist wordt ingezet op de begeleiding en advisering van werkgroepen ‘Samen Digitaal’ (en soms als projectleider) om te komen tot concrete verbeterplannen voor de Informatiehuishouding. Daarnaast wordt meegewerkt in de diensten die het team AO levert: gebruikersondersteuning, analyse van netwerkschijven en andere informatiebronnen, adviseren over archivering, verzorgen van instructies en workshops over digitaal, zaakgericht werken, archiefvorming, e.d

  • Deelnemen in het programma Samen Digitaal in de rol van deskundige en procesbewaker, gericht op het opstellen en uitvoeren van een verbeterplan Informatiehuishouding.
  • Met de collega’s in het team vaststellen van de benodigde dienstverlening en die dienstverlening inplannen.
  • Uitvoeren van de verbeteracties op de informatiehuishouding binnen de directies, zoals het beoordelen van informatie op netwerkschijven en in mailboxen, het adviseren over het overbrengen van informatie naar het DMS DigiJust, het adviseren over het werken in ‘samenwerkruimten’ (Sharepoint), het adviseren over digitaal en zaakgericht werken in DigiJust, het beoordelen van zogenaamde ‘zaaksjablonen’, etcetera.
  • Mee ontwikkelen en uitvoeren van workshops op het gebied van ordenen van informatie, archiefvorming, zoeken&vinden.
  • Een bijdrage leveren in de ontwikkeling van ‘best practices’ en procedures voor het verbeteren van de informatiehuishouding op basis van ervaringen in de diverse werkgroepen Samen Digitaal.
  • In specifieke gevallen optreden als projectleider voor een specifiek, omvangrijk of extra complex verbetertraject bij een organisatieonderdeel.

Functie-eisen:

Eisen

  • Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau, gericht op informatiemanagement
  • Je hebt 10 jaar ervaring met gebruikersondersteuning, instructie en advisering, waarvan vijf jaar ervaring met verbetertrajecten binnen de rijksoverheid op het gebied van informatiemanagement
  • Je beschikt over een certificaat Prince II Foundation
  • Je hebt kennis van en zelf gewerkt met diverse Document Management Systemen, onder meer op basis van FileNet
  • Je beschikt over een certificaat Content Management Advanced Sharepoint 2013 of 2016

Wensen

  • Je hebt ervaring met analyse en waardering van informatieverzamelingen
  • Je hebt ervaring met het ontwikkelen van methoden en procedures voor verbetertrajecten m.b.t. de informatiehuishouding
  • Je hebt ervaring als recordmanager
  • Je hebt ervaring met het ontwikkelen en geven van workshops

Arbeidsvoorwaarden

In overleg

Bedrijfsomschrijving:
FlexIntens verbetert organisaties door het tijdelijk versterken van teams met flexibele professionals. Het vereenvoudigen van het werk, van organisatieonderdelen, van hele organisaties en van ketens staat daarbij centraal. De mensen in ons netwerk zijn in staat organisaties te helpen met strategische heroriëntatie, het formuleren en afbakenen van doelen, het in kaart brengen en wegnemen van overbodige routines en het aanjagen, ontwikkelen en realiseren van slimme werkwijzen. Niet in de laatste plaats door het logisch ordenen van werkstromen, bijbehorende taakverdelingen, ondersteunende ICT en afspraken met andere partijen. Steeds als tijdelijk onderdeel van een team, altijd in het belang van de organisatiedoelen.