Overzicht

De functie

De Management ondersteuner ondersteunt inhoudelijk en procesmatig het hoofd bedrijfsbureau. Hij/zij wordt in dit kader en binnen de afdeling Eigendom & Beheer aangestuurd door het hoofd bedrijfsbureau.
De Management ondersteuner is in staat om, op basis van een globale opdracht, zelfstandig opdrachten uit te werken. De te leveren ondersteuning bevat o.a. de processen: opdrachtverstrekking, rapportages, kwaliteitsmanagement, capaciteitsmanagement en agendabeheer.

Werkzaamheden

  • Verricht, op basis van gerichte opdrachten, zelfstandig inhoudelijk onderzoek, stelt rapportages en overzichten op vanuit de diverse onderdelen van de organisatie en het hoofd bedrijfsbureau m.b.t. oplossingsrichtingen;
  • Ondersteunt het hoofd bedrijfsbureau onder andere bij de beheersing/sturing van de verschillende processen en bij de te leveren bijdragen van Eigendom & Beheer. Bijvoorbeeld: de jaarplanning, overzichten voor subsidieverstrekkers, rapportages verantwoording resultaten, opdrachtverstrekking backoffice activiteiten, agendabeheer e.d.;
  • Stelt in dit kader (concept) verantwoordingsrapportages op en organiseert en borgt een goede procesgang van alle relevante informatiestromen;
  • Hij/zij beoordeelt of de door de organisatieverantwoordelijke geformuleerde uitgangspunten tijdig en optimaal in de planvorming zijn verankerd, bewaakt de voortgang en naleving van de procesmatige afspraken. Hij/zij bevordert de realisatie van de vastgestelde planningen en bijbehorende deadlines en vervult een aanjaagfunctie richting de personen die deel uitmaken van de organisatie. Hij/zij denkt actief mee over inhoudelijke problematiek en mogelijke oplossingen. Hij/zij zorgt ervoor dat alle informatie binnen Eigendom en Beheer up-to-date en beschikbaar is en fungeert als spin in het web van alle informatiestromen.
  • Hij / zij fungeert als secretaris voor het hoofd bedrijfsbureau en daarmee als centraal aanspreekpunt voor verschillende betrokkenen, hij/zij bereidt het besluitvormingsproces voor richting het MT van E&B.
  • Afdeling:

    Het betreft hier projecten in de openbare ruimte van Amsterdam (grootstedelijke context) met aantal stakeholders/betrokken in- en externe partijen/belangen waaraan meestal veel financiële, economische en maatschappelijke risico’s zijn te koppelen. De omvang van deze projecten loopt van projecten met een omvang van enkele miljoenen tot projecten met een budget van 200 miljoen of meer en een doorlooptijd van meerdere jaren.

    Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

    Functie eisen

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Minimaal 5 jaar ervaring binnen een ambtelijke organisatie.
  • Minimaal 3 jaar ervaring binnen de aandachtsgebieden: rapportages, informatieverzameling en opdrachtverstrekking.
  • Kennis van processen rond rapportages, kwaliteitsmanagement en opdrachtverstrekking;
  • Ervaring van ondersteuning aan multidisciplinaire teams;